Daran orientiert sich die äußerst wichtige Abstimmung zwischen Schiff und Agentur zur Planung der Hafenaktivitäten. Die Leitstelle Deutsche Forschungsschiffe erwartet außerdem ausführliche Angaben zu den avisierten Ladungspartien (wissenschaftliche Ausrüstung). Für die Luftfrachten werden die AWB (Air-waybill)-Nummern benötigt.